Assortiment (Advanced)

Met de Assortiment Import importeert u alle informatie over artikelen, artikelgroepen en classificaties met eén sheet. Daarnaast kan deze import volledig automatisch artikelgroepen (producten) aanmaken.

De assortiments import is zeer krachtig, maar tegelijkertijd weinig vergevingsgezind. De data die u wilt importeren moet aan zeer veel regels voldoen. De data is typisch afkomtig uit een extern systeem, en al gecontroleerd op consistentie en volledigheid.

Een alternatieve importmogelijkheid wordt gevormd door de combinatie van de artikelimport, artikelgroepimport, en classificatieimport.

Het Excel sheet voor de import van productdata kan de volgende kolommen bevatten.

• Article Number

• Article GTIN

• Group Name

• Group Description Header

• Group Description Footer

• Brand

• Kind

• Logo

• Type Number

• ERP description

• Article group ID

• Manufacturer GLN

• Manufacturer Article Number

• Manufacturer Article GTIN

• Header1

• Value1

• Unit1

• ValueIcon1

• HeaderIcon1

• Image1

• ImageDescription1

• Icon1

• IconDescription1

• GroupImage1

• GroupImageDescription1

• GroupIcon1

• GroupIconDescription1

• AuthorizationProfile

• Lifetime State

Wanneer een import mislukt wordt na de laatst aangeleverde kolom een kolom “Error message” toegevoegd, waarin de foutboodschap wordt getoond. Het importsheet wordt dan gesorteerd zodat de regels met fouten bovenaan in het bestand staan.

De kolommen

• Article Number

• Group Name

• Group Description Header

• Group Description Footer

zijn verplicht bij een import. Het Article Number dient uniek te zijn binnen het bestand. Alle overige kolommen zijn optioneel. Deze kolommen hoeven dus niet te worden aangeleverd; maar als zij wél worden aangeleverd gelden er regels voor de inhoud.

ARTIKELGROEP INFORMATIE

De kolommen Group Name en Group Description Header/Footer zijn, samen met de kolommen

• Brand

• Kind

de zogenaamde “groepsvormende” kolommen. Nieuwe artikelen worden op basis van deze kolommen automatisch samengevoegd tot groepen (artikelgroepen, producten).

In welke groep een artikel is ingedeeld is te zien in de kolom “Article Group ID”. Deze kolom is aanwezig in elke export en dient uitsluitend ter informatie; bij een import wordt deze kolom genegeerd.

Er mogen géén verschillen zijn tussen de gegevens in de groepsvormende kolommen van een artikelgroep; als dat wel het geval is beschouwt de importer dit als een fout.

Wanneer een artikel eenmaal is ingedeeld in een groep kan dit uitsluitend ongedaan worden gemaakt door de groep expliciet te splitsen (zie elders).

Naast de groepsvormende kolommen bevatten ook de volgende kolommen data op artikelgroepniveau:

• Logo

• Article group ID

• Manufacturer GLN

• GroupImage1

• GroupImageDescription1

• GroupIcon1

• GroupIconDescription1

Deze kolommen zijn niet ”groepsvormend”, dus een verschil in inhoud leidt niet tot een aparte artikelgroep. Als de kolommen worden aangeleverd moet de data echter wél volledig gelijk zijn per artikelgroep. Als dit niet het geval is rapporteert de importer een fout.

Achtergrondinfo: deze aanpak is gekozen om te voorkomen dat simpele typefouten leiden tot de aanmaak van aparte groepen.

Wanneer optionele kolommen niet zijn opgenomen in een importsheet, en er artikelen worden toegevoegd aan een groep door ze te voorzien van dezelfde groepsvormende kenmerken als in een reeds aanwezig groep, krijgen de niet zichtbare kenmerken automatisch de groepswaarde.

Voorbeeld: er wordt een artikel toegevoegd aan de artikelgroep “”Hoeslaken Jersey”. Dat gebeurt door een regel op te voeren met artikelnummer, groepsnaam Hoeslaken Jersey, en de description header/footer van de artikelen in die groep. In het importsheet is de kolom GroepImage1 niet aanwezig. Voor de andere artikelen in de groep heeft deze de waarde “Hoeslaken Jersey.jpg”. Aan het nieuwe artikel wordt nu automatisch ook dit plaatje toegevoegd.

Met de GroupImage en GroupIcon kolommen kan beeldmateriaal en iconmateriaal op productniveau worden geïmporteerd. De kolommen mogen worden herhaald door een oplopend volgnummer te hanteren. In de kolommen kan worden volstaan met een verwijzing naar een bestand; dit bestand hoeft nog niet op de server aanwezig te zijn.

Let op: Bij Images en Icons kan ook telkens een ImageDescription en IconDescription worden opgevoerd. Als een specifiek Image of Icon meerdere malen wordt opgevoerd in een importsheet moet die beschrijving bij alle voorkomens gelijk zijn, anders rapporteert de Importer een fout.

ARTIKEL INFORMATIE

De volgende kolommen bevatten artikelspecifieke informatie. Artikelspecifieke informatie doet niet mee in het proces van groepsvorming (en mag per artikel binnen een groep dus ook verschillen).

• Type Number

• ERP description

• Manufacturer Article Number

• Manufacturer Article GTIN

Voor het importeren van producteigenschappen zijn de volgende kolommen beschikbaar:

• Header1

• Value1

• Unit1

• ValueIcon1

• HeaderIcon1

Elke eigenschap heeft zijn eigen set van 5 kolommen met een oplopend volgnummer. Eigenschap 2 heeft dus de kolommen Header2/Value2/Unit2/ValueIcon2/HeaderIcon2, etcetera.

De kolommen Header en Value zijn per eigenschap verplicht; de kolommen Unit/ValueIcon/HeaderIcon zijn optioneel.

Als bij een import de kolom header een waarde bevat, terwijl deze waarde niet is opgenomen bij de andere artikelen van de desbetreffende groep, krijgen alle artikelen automatisch de opgevoerde eigenschap.

Voorbeeld: Artikelgroep T-shirt “ Joy” omvat diverse t-shirts in verschillende maten en kleuren. Nu wordt bij één t-shirt de producteigenschap “kwaliteit” toegevoegd. Na de import hebben alle t-shirts een eigenschap “kwaliteit” (maar uiteraard geen waarde bij die eigenschap).

Voor het importeren van artikelspecifiek beeldmateriaal en icons zijn de volgende kolommen beschikbaar:

• Image1

• ImageDescription1

• Icon1

• IconDescription1

Ook hier geldt weer dat er méér dan Image of Icon kan zijn. Om deze te importeren moeten kolommen worden toegevoegd met een oplopend volgnummer.

Wanneer Images en Icons niet verwijzen naar reeds bestaande Assets worden nieuwe Assets gecreëerd. In de Asset lijst is daarna zichtbaar dat deze Assets in gebruik zijn, maar dat het bestand nog niet bestaat. De bestanden zelf kunnen dan worden toegevoegd via de Batch Import functie.

Let op: De Batch Upload verwerkt uitsluitend bestanden die kunnen worden gekoppeld aan bestaande Assets: de werkwijze is dus om éérst Assets aan te maken via de import, en daarna de bestanden zelf te uploaden.

Voor het importeren van de Lifetime State kan de volgende kolom worden opgenomen:

LIFETIME STATE

Mogelijke waardes in deze kolom zijn Active, Suspended en Deleted. Wanneer de kolom wordt weggelaten bij de import van artikelen, en er dus geen waarde wordt aangeleverd bij een nieuw opgevoerd artikel, wordt de status automatisch op Active gezet.

In de status Deleted is een artikel vervallen, maar nog niet volledig verwijderd. Door het wijzigen van de status naar Active kan het artikel weer worden geactiveerd.

Let op: Deleted artikelen lopen nog steeds mee in de checks op groepskenmerken. Groepskenmerken kunnen alleen worden gewijzigd door de wijziging door te voeren bij alle artikelen van een groep. Hierbij moeten dus ook de artikelen die Deleted of Suspended zijn worden meegenomen.

VOLLEDIGE IMPORTS EN DEELIMPORTS

Bij het importeren kan worden gekozen tussen een volledige import en een deelimport.

Bij een volledige import gaat de importer er van uit dat het importsheet alle Article Numbers bevat. Artikelen met Article Numbers die wel aanwezig zijn in Vendisto maar niet in het importsheet worden verwijderd (de Lifetime State wordt op Deleted gezet). Bij een deelimport worden artikelen die wel aanwezig zijn in Vendisto maar niet in het importsheet ongewijzigd gelaten.

De deelimport wijzigt dus alleen de artikelen die worden geïmporteerd, en laat andere artikelen ongemoeid.

De termen “volledige import” en “deelimport” hebben dus betrekking op de rijen van een importsheet, niet op de kolommen.

Wanneer kolommen niet worden aangeboden in een importsheet blijft eventueel al aanwezige data bij een artikel ongewijzigd. Om data te verwijderen moet de kolom dus juist wél aanwezig zijn en moeten de desbetreffende cellen worden leeg gelaten.

Let op: Voor artikelkenmerken geldt een afwijkende regel: hierbij moet minimaal één kenmerk bij één artikel worden opgevoerd in een importsheet om de import van artikelkenmerken te starten. Wanneer deze kolommen worden opgevoerd maar volledig leeg worden gelaten wordt de data niet weggegooid, maar ongewijzigd gelaten.

SPLITSEN EN MERGEN VAN ARTIKELGROEPEN

Artikelen worden ingedeeld in groepen op basis van de groepsvormende kenmerken (Group Name, Group Description Header. Group Description Footer). De groepen krijgen een uniek ID dat wordt getoond in de informatiekolom Article Group ID.

Na indeling kunnen artikelen worden verplaatst naar andere groepen via de kolom “Group ID”. De inhoud van deze kolom is verder vrij. De celinhoud bepaalt de indeling in groepen: alle cellen met gelijke inhoud leiden tot een nieuwe groep.Bij het herindelen van bestaande groepen geldt nog steeds dat er binnen een (nieuwe) groep géén verschillen mogen zijn tussen de gegevens in de kolommen die informatie op artikelgroep niveau bevatten; als dat wel het geval is beschouwt de importer dit als een fout.

Let op: exports bevatten een kolom "Article Group ID". Wanneer u artikelgroepen wilt samenvoegen of splitsen, dient u echter een nieuwe kolom toe te voegen met kolomnaam "Group ID".