Inkooporders

In de Inkooporders overzichtslijst wordt een overzicht weergegeven van alle inkopen die aan leveranciers zijn gedaan. In deze overzichtslijst vindt u dus uitstaande inkopen, en orders bij leveranciers die reeds geleverd zijn. U kunt hierop filteren met behulp van de “Status” kolom. Wanneer een inkoop wordt gedaan krijgt deze de status “Nieuw”. Met de actieknoppen kunt u aangeven wat de huidige status van een inkoop is.

Standaard zijn de volgende kolommen ingesteld in de overzichtslijst. U kunt binnen deze kolommen filteren met behulp van de filterknop rechts naast de header van de kolommen.

• Naam: dit is de naam van de leverancier waar de order geplaatst is.

• Referentie: het referentienummer van de inkooporder.

• Ordernummer: het unieke nummer van de order waar deze inkooporder uit resulteert.

• Besteld: de datum waarop de inkooporder naar de leverancier verzonden is.

• Status: hier staat de huidige status van de inkooporder, dit kan zijn: nieuw, besteld, bevestigd, (gedeeltelijke) backorder, verzonden, afgehandeld, geannuleerd. De status van de order kan veranderd worden met de actie-knoppen onderaan de overzichtslijst.

• Verzenddatum: de datum waarop de inkooporder de status Verzonden kreeg, dmv de Verzendknop.

Statussen en Statusovergangen

Inkooporders doorlopen de volgende stadia: Nieuw - Besteld – Bevestigd / (Partial) Backorder – Verzonden – Afgehandeld. De volgende tabel geeft aan welke knoppen actief zijn als de order een bepaalde status heeft (en dus welke statusovergangen mogelijk zijn).

Dropshipper orders

De status van een dropshipper inkooporder is zichtbaar bij de gekoppelde verkooporder, in het orderoverzicht-scherm.

Dropshipper-orders en inkooporders voor eigen voorraad verschillen in afhandeling. Doorgaans verdwijnt een dropshipper order, nadat deze is verzonden aan de dropshipper, uit het zicht van de webshop. Pas als de Track&Trace code wordt ontvangen door de webshop is duidelijk dat de order is verzonden. Of een order daadwerkelijk is ontvangen door de besteller kan uitsluitend worden geconstateerd als er een geavanceerde koppeling is gerealiseerd met de systemen van de vervoerder. Meestal zal de webshop alleen constateren dat er iets fout is gegaan, door een vraag van de besteller; dat een bestelling goed is afgehandeld kan echter alleen maar worden afgeleid uit het uitblijven van een vraag/klacht van de besteller. Om die reden is de status Verzonden vaak een eindstatus voor Dropshipper orders.

Inkooporders aan eigen voorraad

Orders ten behoeve van eigen voorraad worden ontvangen in het eigen magazijn, en daar kan wel daadwerkelijk worden gecontroleerd of de bestelling volledig is ontvangen. Verder zal er voor deze orders geen Track&Trace code worden verstuurd door de leverancier.

Voorraadorders kennen daarom géén knop Verzenden. In de plaats daarvan wordt de knop Ontvangen getoond, waarmee de goederenontvangst kan worden geregistreerd in het systeem. Als de order volledig is ontvangen kan dat worden geregistreerd met de knop Sluiten. De eindstatus voor voorraadorders is dan ook Afgehandeld.

Acties

Deze sectie beschrijft de diverse acties (knoppen) in meer detail. De sectie Additionele Info bevat telkens achtergrondinformatie die kan bijdragen aan een beter begrip van de werking van het systeem.

Aanmaken

Met de actie Aanmaken wordt een nieuwe inkooporder of set van inkooporders gecreëerd.

• Een aangemaakte inkooporder heeft de status Nieuw.

• Inkooporders voor Dropshippers worden automatisch aangemaakt als op Verwerken wordt gedrukt bij een verkooporder die moet worden afgehandeld door een dropshipper. Er is geen mogelijkheid om deze handmatig aan te maken of aan te passen, dit verloopt altijd via een verkooporder.

• Inkooporders voor aanvulling van de eigen voorraad kunnen handmatig of geautomatiseerd worden aangemaakt. Deze keuze wordt gemaakt in de dialoog die verschijnt bij drukken op Aanmaken.

Additionele info

• Elke verkooporder die moet worden afgehandeld door een dropshipper resulteert in een afzonderlijke inkooporder. Deze inkooporder blijft gekoppeld aan de verkooporder. Wanneer de inkooporder nog niet is verzonden kan de verkooporder worden geannuleerd, waarna de inkooporder automatisch wordt verwijderd. Wanneer de inkooporder is verzonden kan de verkooporder pas worden gewijzigd of geannuleerd als de inkooporder is geannuleerd.

• Het geautomatiseerd aanmaken van een inkooporder voor de aanvulling van de eigen voorraad verloopt als volgt.

• Voor elk artikel is een minimum virtuele voorraad gedefinieerd. De virtuele voorraad van een artikel is gelijk aan de fysieke voorraad (in het magazijn) minus alle reserveringen. Als een artikel wordt besteld resulteert dat in een reservering.

• Als de virtuele voorraad daalt onder het gespecificeerde minimum (of 0) wordt een bestelling klaargezet ter grootte van het verschil, afgerond naar boven op de aangegeven minimum bestelhoeveelheid of op een veelvoud van de aangegeven voorkeurs-bestelhoeveelheid.

Bestellen

Met de actie Bestellen worden inkooporders verzonden naar de leverancier.

• Na een druk op Bestellen heeft een inkooporder de status Besteld.

• Beschikbare vervolgacties in deze status: Bevestigen / Backorder / Annuleren

Additionele info

• In de sectie settings kan worden aangegeven of inkooporders voor één leverancier moeten worden verzonden als afzonderlijke bestanden, of gebundeld in één bestand. Ook in het laatste geval blijft er sprake van afzonderlijke inkooporders; uitsluitend de verzending geschiedt gebundeld (in één bestand).

• In de sectie settings kan worden aangegeven of gegenereerde dropshipper inkooporders automatisch direct moeten worden verzonden, of dat daarvoor een handmatige actie (druk op de knop Bestellen) nodig is.

• Inkooporders kunnen worden verzonden in diverse standaard formaten (mail, excel, pdf, ubl, of combinaties daarvan) of in een formaat dat is gespecificeerd door een leverancier.

Bevestigen

Met de actie Bevestigen wordt aangegeven dat de leverancier de order heeft bevestigd.

• Na een druk op Bevestigen heeft een inkooporder de status Bevestigd.

• Geaccepteerde orders kunnen niet meer worden gewijzigd, aangezien die bij de leverancier het verwerkingsproces reeds zijn ingegaan.

• Beschikbare vervolgacties in deze status: Backorder / Verzenden / Annuleren

Backorder

Met de actie Backorder wordt aangegeven dat de leverancier de order momenteel niet op voorraad heeft en zal uitleveren zodra dat weer wel het geval is.

• Na een druk op Backorder heeft een inkooporder de status Backorder.

• Wanneer slechts een deel van de orderregels op backorder worden gezet, terwijl de overige regels worden uitgeleverd, krijgt de inkooporder de status Partial Backorder. De regels die niet op Backorder zijn gezet krijgen automatisch de status Bevestigd.

• Als een order of regel op backorder

• Beschikbare vervolgacties in deze status: Verzenden / Annuleren

Additionele info

• Als de leverancier aangeeft dat één of meer orderregels niet op voorraad zijn of helemaal niet meer geleverd kunnen worden is er overleg met de klant nodig. Deze kan akkoord gaan met latere levering, kiezen voor een ander artikel, of de order (deels) laten vervallen.

• De status (partial) backorder zal dus pas na het overleg met de klant kunnen worden gezet. In dit soort gevallen is een praktische aanpak daarom om de inkooporder(regels) simpelweg te laten vervallen, en opnieuw een inkooporder op te voeren nadat het overleg heeft plaatsgevonden en de verkooporder is aangepast.

• De status Backorder kan ook nog worden gezet als een order reeds door de leverancier is bevestigd. Dit gebeurt bijvoorbeeld als pas in het magazijn wordt geconstateerd dat artikelen niet leverbaar zijn (doordat de voorraadinformatie onjuist was).

Verzenden

Met de actie Verzenden wordt aangegeven dat de leverancier de order heeft verzonden (overhandigd aan de verzender).

• Na een druk op Verzenden heeft een inkooporder de status Verzonden. Deze status kan ook automatisch worden gezet indien Vendisto een track&trace bericht inzake de order ontvangt.

• Beschikbare vervolgacties in deze status: Sluiten / Annuleren

Additionele info

• Wanneer Vendisto een track&trace bericht ontvangt en het een dropshipper order betreft, zal Vendisto de track&trace informatie doorzenden naar de klant (indien zo ingericht).

Sluiten

Met de actie Sluiten wordt aangegeven dat de leverancier de order heeft afgeleverd. Bij dropshipper orders betreft dit de eindklant; bij eigen inkoop het eigen magazijn.

• Na een druk op Sluiten heeft een inkooporder de status Gesloten.

• Als het een order voor eigen voorraad betreft en er op Sluiten wordt gedrukt terwijl er nog geen goederenontvangsten zijn genoteerd, wordt aangenomen dat de order in zijn geheel is geleverd. Als er wel goederenontvangsten zijn genoteerd wordt aangenomen dat eventueel nog ontbrekende artieklen niet zullen worden nageleverd.

• Beschikbare vervolgacties in deze status: Geen.

Additionele info

• Wanneer het een dropshipper order betreft kan uitsluitend geautomatiseerd worden geconstateerd dat een order is afgeleverd als er een koppeling ligt tussen het logistieke systeem en de dropshipper, en tussen de dropshipper en Vendisto. Wanneer dit niet het geval is zal de eindstatus blijven staan op Verzonden. Als er geen aflevering heeft plaatsgevonden (doordat de order is geweigerd aan de deur, de vervoerder het adres niet kon vinden, er niemand thuis was bij een aantal afleverpogingen etcetera) ziet de webshophouder dat pas wanneer de klant contact opneemt inzake de status.

• Wanneer het een order voor eigen voorraad betreft, kunnen de ontvangen aantallen in de inkooporder worden genoteerd bij ontvangst in het magazijn.

Annuleren

Met de actie Annuleren wordt de inkooporder geannuleerd.

• Na een druk op Annuleren heeft een inkooporder de status Geannuleerd.

• Beschikbare vervolgacties in deze status: Geen. De status Geannuleerd is een eindstatus.