# Acties

Deze sectie beschrijft de diverse acties (knoppen) in meer detail. De sectie Additionele Info bevat telkens achtergrondinformatie die kan bijdragen aan een beter begrip van de werking van het systeem.

### Aanmaken (orderstatus naar Nieuw)

Met de actie Aanmaken wordt een nieuwe order gecreëerd.

* Een order krijgt de orderstatus Nieuw wanneer deze wordt aangemaakt in Vendisto door op de knop Nieuw te drukken, of wanneer deze arriveert vanuit een webshop.
* Artikelen worden gereserveerd (virtuele voorraad in eigen magazijn of bij dropshipper wijzigt)
* Betaalstatus wordt gecontroleerd/gezet
  * Betaald wanneer bedrag volledig voldaan
  * Open in elk ander geval
* Voorraadstatus wordt bepaald
  * OK indien alle orderregels uitleverbaar
  * ! in elke andere situatie
* Levermodus wordt bepaald
  * Dropshipper (indien elke orderregel dezelfde dropshipper betreft)
  * Voorraad (indien volledige order uit eigen voorraad wordt uitgeleverd)
  * Gemengd (alle andere gevallen)
* Ontvangstbevestiging naar klant (indien zo ingesteld)
* Beschikbare acties na Aanmaken: Bevestigen / Betalen / Annuleren

#### Additionele info

* De levermodus van een orderregel wordt bepaald bij de artikelgroep. Daar staat aangegeven welke leveranciers de artikelgroep leveren. De voorkeursleverancier staat bovenaan. Leveranciers zijn van het type dropshipper of voorraad. Als de voorkeursleverancier van het type dropshipper is krijgt de orderregel het type dropshipper; in het andere geval neemt Vendisto aan dat er geleverd wordt uit eigen voorraad.
* In de sectie Settings kan worden ingesteld dat voor orderregels waarvoor voldoende eigen voorraad aanwezig is om het artikel uit eigen voorraad te leveren, terwijl het product standaard wordt uitgeleverd door een dropshipper, de levermodus voor de desbetreffende orderregel automatisch op Voorraad moet worden gezet. Dit doet zich bijvoorbeeld voor wanneer een artikel is geretourneerd, en de dropshipper retourzendingen niet accepteert. Het artikel belandt dan in de eigen voorraad. De winkelier zal doorgaans als eerste de eigen voorraad willen wegwerken.

### Bevestigen (orderstatus naar Bevestigd)

Met de actie Bevestigen wordt bevestigd dat een order is geaccepteerd en het orderverwerkingsproces in gaat.

* Een order krijgt de status Bevestigd wanneer wordt gedrukt op de knop Bevestig, of geautomatiseerd direct na ontvangst van een nieuwe order (indien zo ingesteld).
* Orderbevestiging naar klant (indien zo ingesteld)
* Orders in de status Bevestigd kunnen nog worden gewijzigd: er kunnen orderregels worden verwijderd, gewijzigd en toegevoegd.
* Bij een wijziging wordt een wijzigingsbevestiging verzonden naar de klant (indien zo ingesteld)
* Beschikbare acties na Bevestigen: Betalen / Goedkeuren / Verwerken / Annuleren

#### Additionele info

* Een winkelier kan er voor kiezen om orders niet direct te accepteren, maar bijvoorbeeld eerst in overleg met de klant te gaan over de inhoud van de bestelling. De overeenkomst tussen klant en winkel komt formeel pas tot stand als de winkel bevestigd heeft de order te accepteren; een bestelling alleen volstaat dus niet.
* Omdat winkels er voor kunnen kiezen om orders automatisch naar de status Bevestigd te laten gaan, is er ook in deze status nog de mogelijkheid om orders te wijzigen. De aanleiding kan zijn dat een klant wijzigingen heeft, maar het initiatief kan ook bij de winkelier liggen, bijvoorbeeld vanwege voorraad issues.

### Goedkeuren (orderstatus naar Goedgekeurd)

Met de actie Goedkeuren wordt aangegeven dat een order goedgekeurd is en klaar staat voor verwerking.

* Een order krijgt de status Goedgekeurd wanneer op de knop Goedkeuren wordt gedrukt.
* De knop Goedkeuren is uitsluitend beschikbaar als is voldaan aan de volgende voorwaarden:
  *
* De orderstatus is Nieuw, Bevestigd, of Klaar voor Verwerking
* De levermodus is Dropshipper, of
* De levermodus is Voorraad en de voorraadstatus is OK
* De levermodus is Gemengd en de instelling Autochange to Stock is actief
* De status Goedgekeurd is een optionele administratieve status, gebruikt door winkelier om aan te geven dat order gecontroleerd en akkoord is en verder kan worden afgewerkt:
  *
* Betaalstatus OK? Bestaat voldoende zekerheid omtrent orderbetaling om te kunnen uitleveren?
* Voorraadstatus OK? Voldoende voorraad bij geselecteerde dropshipper cq in eigen magazijn?
* Levermodus OK? Deze moet gelijk zijn aan Dropshipper of Voorraad;  Gemengde orders kunnen niet worden uitgeleverd, tenzij in de sectie Settings is ingesteld dat deze moeten worden omgezet naar Voorraad.
* Goedgekeurde orders kunnen niet meer worden gewijzigd: er zijn geen mutaties op orderregels meer mogelijk.
* Deze actie resulteert verder niet in communicatie richting klant.
* Beschikbare acties na Goedkeuren: Betalen / Verwerken / Annuleren

#### Additionele info

* Met deze status kan de winkelier orders vast klaarzetten voor verwerking. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als alle orders op een vast moment op de dag moeten worden verwerkt, maar de controle-acties eerder plaatvinden.
* Om Gemengde orders te kunnen verwerken, dienen deze te worden omgezet naar Dropshipper of Voorraad orders. Dit kan worden bereikt door op de orderregels de leverwijze te veranderen. Dit kan ook automatisch gebeuren: in de sectie Settings kan worden ingesteld dat Gemengde orders automatisch moeten worden omgezet naar Voorraad. Alle orderregels van het type Dropshipper worden dan omgezet naar het type Voorraad.
* Het is aan de winkelier om te beslissen of een niet volledig betaalde order toch moet worden uitgeleverd, en of een order ondanks onvoldoende voorraad toch het verwerkingsproces in moet gaan (en daarmee zal resulteren in een backorder). Dat laatste kan bijvoorbeeld de uitkomst zijn van overleg met een klant. Betaalstatus en voorraadstatus bepalen dus niet of een order het verwerkingsproces in kan. De levermodus is echter wel bepalend: orders met levermodus Gemengd kunnen niet worden verwerkt door het systeem, en kunnen dus niet worden klaargezet voor verwerking.

&#x20;Voorbeeld: een webwinkel ontvangt een bestelling voor product A en B. Product A wordt standaard uit eigen voorraad geleverd, terwijl product B standaard door een dropshipper leverancier wordt afgehandeld. De order zou daarmee moeten worden gesplitst in 2 afzonderlijk te verwerken orders. Dit is onoverzichtelijk voor de klant (die dan 2 pakjes ontvangt) en kan complexe situaties opleveren, bijvoorbeeld als een orderregel op backorder komt te staan.

&#x20;Om dit te voorkomen kan de winkelier er voor kiezen om product B zelf te bestellen, zodat na ontvangst de complete order kan worden uitgeleverd uit het eigen magazijn; of, als product A ook geleverd kan worden door de dropshipper, om de volledige order te laten uitleveren door de dropshipper; of om, wanneer er nog een derde leverancier is die beide producten als dropshipper kan leveren, om de order door te zetten naar die leverancier.

&#x20;Wanneer is gekozen voor levering uit eigen voorraad worden de benodigde producten (als ze niet voldoende aanwezig zijn in het eigen magazijn) besteld bij de leverancier als onderdeel van het reguliere inkoopproces.

### Verwerken (orderstatus naar In Verwerking)

Met de knop Verwerken wordt de verwerking van orders gestart. Wanneer de order kan worden uitgeleverd wijzig de orderstatus naar In Verwerking; wanneer dat niet het geval is krijgt de order de status Backorder.

* Een Order krijgt de status In Verwerking wanneer wordt gedrukt op de knop Verwerken.
* Orders kunnen worden verwerkt (de knop Verwerken is actief) als is voldaan aan de volgende voorwaarden:
  *
* De orderstatus is Nieuw, Bevestigd, of Klaar voor Verwerking
* De levermodus is Dropshipper, of
* De levermodus is Voorraad en de voorraadstatus is OK
* De levermodus is Gemengd en de instelling Autochange to Stock is actief
* Drukken op de knop Verwerken resulteert in het volgende
  *
* ovoor elke order van het type Dropshipper wordt een concept Inkooporder aangemaakt. Dit is zichtbaar in de kolom Inkooporder, waar de inkooporderstatus Aangemaakt wordt getoond.
* Voor elke order van het type Voorraadlevering die kan worden uitgeleverd gaat een uitleveringsopdracht naar het magazijn.
* Orders van het type Voorraadlevering die vanwege onvoldoende voorraad niet kunnen worden uitgeleverd krijgen de status Backorder.
* Er wordt een statuswijziging verzonden naar de klant (indien zo ingesteld)
* Beschikbare acties na Verwerken: Betalen / Verzenden / Annuleren (de laatste alleen indien het een dropshipper order betreft met een gekoppelde concept inkooporder)

#### Additionele info

* Dropshipper orders worden afgehandeld door een externe leverancier. Voor elke verkooporder wordt automatisch een gekoppelde inkooporder aangemaakt. De status van deze inkooporder is zichtbaar in de kolom Inkooporder.
* De inkooporder doorloopt de volgende statussen: Aangemaakt, Besteld, Geaccepteerd, Uitgeleverd, Afgehandeld. Additioneel zijn nog mogelijk: Backorder, Partial Backorder en Geannuleerd.
* De verkooporderstatus blijft staan op Wordt Verwerkt totdat de gekoppelde inkooporder de status Uitgeleverd bereikt. De verkooporderstatus kan dan worden gewijzigd in Verzonden. Deze status kan ook automatisch worden gezet op basis van een door Vendisto ontvangen Track & Trace mailtje.
* De verkooporderstatus kan worden gewijzigd in Afgehandeld als de inkooporderstatus wijzigt naar Uitgeleverd.&#x20;
* Voor orders van het type Voorraadlevering verloopt het proces anders. Hierbij is geen sprake van een gekoppelde inkooporder. Er wordt geleverd uit voorraad, en als er onvoldoende voorraad is zal deze eerst moeten worden aangevuld voordat kan worden uitgeleverd. Voorraad orders worden uitgeleverd volgens het First In – First Out principe. Wanneer een order vanwege onvoldoende voorraad niet kan worden uitgeleverd komt deze volledig op backorder te staan. Als een deel van de order wel beschikbaar is kan uitlevering van de desbetreffende regels worden geforceerd door opnieuw op Verwerken te drukken. De verkooporder krijgt dan de status Partial Backorder.
* Orders van het type Dropshipper waarvoor een inkooporder is aangemaakt kunnen nog worden geannuleerd zolang de inkooporder niet is verzonden naar de dropshipper. De inkooporder wordt dan automatisch verwijderd. Als de inkooporder is verzonden naar de dropshipper is dit niet meer mogelijk, en kan de verkooporder pas worden geannuleerd of aangepast wanneer de gekoppelde inkooporder is geannuleerd.

### Verwerken (orderstatus naar Backorder)

Met de knop Verwerken wordt de verwerking van orders gestart. Wanneer de order kan worden uitgeleverd wijzig de orderstatus naar In Verwerking; wanneer dat niet het geval is krijgt de order de status Backorder.

* Wanneer een order niet kan worden uitgeleverd krijgt deze de status Backorder.
* Wanneer slechts een deel van de order niet kan worden uitgeleverd krijgt de order de status Partial Backorder. Deze statussen worden gezet door het systeem.
* Beschikbare acties: Betalen / Verwerken / Annuleren. Verwerken en Annuleren zijn uitsluitend beschikbaar voor orders van het type Voorraadlevering; het verwerken en annuleren van Dropshipper orders verloopt via het muteren van gekoppelde inkooporders.

#### Additionele info

* Voor Stock orders staat de Backorder status gelijk aan de Goedgekeurd status. Deze orders kunnen worden teruggezet naar de status Bevestigd, waarin ze eventueel kunnen worden aangepast. Voor Dropshipper orders is dat ook zo, maar er is een gekoppelde inkooporder die eerst moet worden geannuleerd voordat er wijzigingen kunnen worden doorgevoerd.
* Wanneer een voorraad order zowel orderregels bevat die kunnen worden uitgeleverd als regels waarvoor onvoldoende voorraad is kan een deellevering worden geforceerd door de backorder te selecteren en nogmaals op Process te drukken. Er verschijnt dan een dialoog waarin wordt gevraagd of wél beschikbare artikelen moeten worden uitgeleverd (aangenomen dat die er zijn; anders verschijnt de mededeling dat er geen orderregels in aanmerking komen). Bij een “Ja” worden alleen de orderregels uitgeleverd die volledig kunnen worden afgehandeld; orderregels waarvoor onvoldoende voorraad is komen altijd op backorder te staan.
* Als besloten wordt om een deellevering te doen wordt de orderstatus gezet naar “Partial Backorder”. De onderliggende orderregels staan dan op In Process voor de orderregels die worden verwerkt, en op Backorder voor de orderregels op backorder.
* De orderregels die worden uitgeleverd volgen het normale proces van uitlevering.
* De Stock Status op het orderoverzicht staat nog steeds op “!”, tot het moment dat er weer voldoende stock is en deze wijzigt naar OK.
* Als een order die op Partial Backorder of Backorder staat de Stock Status OK krijgt kan deze worden uitgeleverd. Uiteraard moeten op dat moment alleen de nog niet uitgeleverde regels worden verwerkt, de rest is al verzonden.

### Verzenden (orderstatus naar Verzonden)

Met de knop Verzenden kan worden aangegeven dat een order is overhandigd aan de vervoerder.

* Een order krijgt de status Verzonden als wordt gedrukt op de knop Verzenden, of wanneer Vendisto een Track & Trace bericht ontvangt.
* Het bestelde aantal wordt in mindering gebracht op de Reserveringen en tevens op de Fysieke Voorraad
* Vendisto verzendt een Track & Trace bericht naar de klant (indien zo geconfigureerd)
* Vendisto initieert (voor orders van het type Voorraadlevering) het verzendproces
  *
* Aansturen van verzender software (indien gekoppeld)
* Produceren verzendlabel
* Beschikbare acties na Verzenden: Betalen / Sluiten / Retourneren

#### Additionele info

* Bij dropshipper orders hangt het af van de systemen van de dropshipper of een verzendbericht beschikbaar is waarmee kan worden gekoppeld. In vrijwel alle gevallen zal de logistieke partner van de dropshipper wel een Track & Trace bericht produceren. Als dit Track & Trace bericht naar Vendisto wordt gezonden kan Vendisto constateren dat de verzending is gestart en de status Verzonden zetten. Vendisto kan dan tevens het Track & Trace bericht doorsturen naar de klant, in de opmaak van de shop.

### Sluiten (orderstatus naar Geleverd)

Met de knop Sluiten kan worden aangegeven dat een order is afgeleverd.

* Een order krijgt de status Afgeleverd als wordt gedrukt op de knop Sluiten, of wanneer uit de koppeling met het systeem van de verzender blijkt dat de order is afgeleverd.
* Dit leidt verder niet tot communicatie / berichten.
* De status is optioneel.
* Beschikbare acties na Sluiten: Retourneren.

#### Additionele info

* Orders die het magazijn verlaten worden niet in 100% van de gevallen daadwerkelijk afgeleverd. De order kan worden geweigerd aan de deur, niet in ontvangst worden genomen, het verzendadres kan foutief zijn, enzovoorts. Wanneer de order niet kan worden afgeleverd wordt de webshop hierover geïnformeerd, eventueel via de dropshipper, zodat er overleg kan plaatsvinden met de klant. Dit kan uiteindelijk leiden tot een succesvolle aflevering, of in het andere geval tot annulering van de order.
* Als er een koppeling is gerealiseerd met de systemen van de verzender waaruit blijkt dat een order is afgeleverd kan de status Afgeleverd automatisch worden gezet door Vendisto. In andere gevallen moet dit handmatig gebeuren door de webwinkel. Er kan ook voor worden gekozen om deze status niet te zetten en de status Verzonden als eindstatus te hanteren.
* Door Afgeronde orders standaard weg te filteren uit het orderoverzicht blijft de lijst overzichtelijk en hanteerbaar.

### Annuleren (orderstatus naar Geannuleerd)

Met de actie Annuleren kan een order worden geannuleerd.

* Een order krijgt de status Geannuleerd wanneer op de knop Annuleren wordt gedrukt.
* De knop Annuleren is beschikbaar als de order nog niet In Verwerking is. Dropshipper orders die In Verwerking zijn maar waarvoor nog geen inkooporder is verzonden kunnen ook nog worden geannuleerd.
* Er wordt (afhankelijk van de status van de order op het moment dat deze wordt geannuleerd, en van de instellingen bij die status, en van de instellingen bij de annuleer actie) een annuleringsbericht verzonden naar de klant.
* Annuleren leidt tot het vrijvallen van de reservering.
* Beschikbare acties na Annuleren: geen.  De status Geannuleerd is een eindstatus. Andere acties zijn niet meer beschikbaar. De actie Ongedaan maken zet de order terug naar de status zoals die was vóórdat op de knop Annuleren werd gedrukt.

#### Additionele info

* Wanneer het verwerkingsproces is gestart kan dit niet meer worden onderbroken. Orders kunnen dan niet meer worden geannuleerd, maar uitsluitend worden geretourneerd.
* Er wordt een annuleringsbericht verzonden naar de klant (indien zo geconfigureerd).

### Retourneren (orderstatus naar Geretourneerd)

Met de actie Retourneren kan worden aangegeven dat een afgeleverde order geheel of gedeeltelijk is geretourneerd.

* De actie Retourneren is beschikbaar voor orders die zijn Verzonden of Afgeleverd.
* Ook delen van orders (orderregels) kunnen worden geretourneerd.
* Geretourneerde artikelen worden, na controle door de webwinkel, weer opgenomen in de voorraad. Tevens wordt een creditfactuur aangemaakt voor de desbetreffende orderregels.

#### Additionele info

* Orders of delen daarvan kunnen worden geretourneerd omdat de consument afziet van de koop, of omdat er een defect is geconstateerd.  In het eerste geval worden de goederen opnieuw toegevoegd aan de voorraad; in het tweede geval niet. In beide gevallen wordt de besteller gecrediteerd.

### Betalen

Met de knop Betalen kan een betaling worden geregistreerd.

* De actie Betalen is beschikbaar voor orders in elke status.
* In de dialoog die verschijnt, kan worden aangegeven of het een additionele betaling betreft, of de volledige betaling van de order.
* Indien er een koppeling beschikbaar is met de geaccepteerde betaalmethoden wordt de betaalstatus automatisch gezet.

#### Additionele info

* Een order hoeft niet betaald te zijn om te kunnen worden uitgeleverd. De afweging of wel of niet wordt uitgeleverd wordt genomen door de webshophouder. Er kunnen goede redenen zijn om een order uit te leveren terwijl een betaling nog niet, of niet volledig is ontvangen.
* Betaalmethoden als Achteraf betalen en Rembours zullen sowieso leiden tot een Open betaalstatus, terwijl wel kan worden uitgeleverd.
* Wanneer een order wordt gewijzigd wordt de betaalstatus opnieuw geëvalueerd.
