Purchase

In deze Inkoopmodule kunt u terecht voor uw inkoopmanagement. Hier kunt u alle inkooporders bijhouden en aanpassen.

De Inkoopmodule werkt nauw samen met de order-, voorraad-, en suppliermodules. Wanneer u deze modules optimaal inricht kan Vendisto een heleboel handelingen automatisch voor u regelen. Echter, blijft het ook mogelijk om desgewenst inkooporders handmatig aan te maken en te verzenden.

In dit hoofdstuk zal uitgebreid uitgelegd worden hoe de inkoopmodule van Vendisto werkt, en hoe u deze module inricht.

Om verwarring te voorkomen zullen orders naar de leveranciers in dit hoofdstuk altijd “inkooporder” genoemd worden. Een order van de klant aan de webshop zal “order” genoemd worden.

Algemeen

De Vendisto inkoopmodule ondersteunt zowel de aansturing van dropshippers, als de inkoop van eigen voorraad.

Of een order geleverd wordt volgens het dropshipper-model of uit eigen voorraad, wordt bepaald door de aan een orderregel gekoppelde leverancier. Leveranciers kunnen namelijk van het type “Dropshipper” of van het type “Voorraad” zijn.

Dropshipper-orders

In het dropshipper-model resulteert elke verkooporder die arriveert in de shop, in een inkooporder richting dropshipper. Deze inkooporders worden automatisch gegenereerd en hebben op dat moment de status Nieuw.

Artikelen die in standaard worden geleverd door een dropshipper kunnen onverhoopt toch op voorraad zijn in het eigen magazijn. Dit kan bijvoorbeeld het gevolg zijn van retourzendingen. In dergelijke gevallen kan er voor worden gekozen om de order volledig uit eigen voorraad uit te gaan leveren, zodat de eigen voorraad wordt gereduceerd.

Met de setting “prefer own stock” wordt dit automatisch door Vendisto geregeld. Als deze setting is geactiveerd wordt een orderregel omgezet naar stock als het bestelde aantal beschikbaar is. U vindt deze setting in de module Instellingen, onder Vendisto. Wanneer een dropshipper-order uit de eigen voorraad kan worden geleverd, zal er dus geen inkooporder worden aangemaakt aan de dropshipper.

Gemengde orders

Vendisto gaat er van uit dat een order altijd wordt uitgeleverd door één leverancier. Dit heeft meerdere redenen. Wanneer een order wordt uitgeleverd door meerdere partijen kunnen er complexe situaties ontstaan, bijvoorbeeld als orderregels onverhoopt niet leverbaar zijn. Daarbij is het doorgaans ongewenst dat een klant een order ontvangt in meerdere afzonderlijke leveringen vanuit verschillende bronnen.

Wanneer een order door meerdere leveranciers geleverd moet worden, zullen alle leveranciers eerst aan stock leveren. Zo kunnen de verschillende orderlines eerst samengevoegd worden, zodat de order compleet kan worden verzonden naar de klant.

Wanneer anders gewenst is kan dit worden aangepast met de setting “autochange to stock”. Deze instelling vindt u in de module Settings, onder Vendisto. Wanneer de setting “autochange to stock” is aangevinkt wordt een gemengde order áltijd automatisch aangepast, zodat deze volledig uit voorraad wordt geleverd. Wanneer de setting niet is aangevinkt worden gemengde orders dus niet automatisch aangepast zodat de dropshippers aan stock leveren. In dat geval zal een gemengde order door verschillende leveranciers aan de klant worden geleverd.

Meerdere leveranciers

Aan een artikel mogen meerdere leveranciers worden gekoppeld. Dit wordt aangegeven bij de artikelgroep. Hierbij wordt ook aangegeven welke leverancier de voorkeursleverancier is. Wanneer er een orderregel wordt aangemaakt, wordt hier automatisch de voorkeursleverancier aan gekoppeld.

Inkooporders creëren

Om de Inkoopmodule optimaal te gebruiken zullen er allereerst inkooporders moeten binnenstromen. Zoals eerder aangegeven kan dit automatisch gebeuren, of handmatig.

Om inkooporders naar leveranciers te kunnen formuleren moeten er eerst leveranciers toegevoegd worden aan Vendisto. Dit kan in de module “Suppliers”. Er wordt hier onderscheid gemaakt tussen leveranciers aan stock en dropshippers. Dit is van belang voor het type inkooporder dat later geproduceerd wordt. Bij ieder product moet vervolgens aangegeven worden door welke leveranciers het geleverd wordt, en wat de minimale voorraad van het product is. Bij dropshipper producten hoeft uiteraard geen voorraadlimiet ingevoerd te worden.

In de Supplier module wordt per leverancier ook aangegeven of inkooporders gebundeld, of los moeten worden opgevoerd, en of de inkooporders direct naar de leverancier gestuurd moeten worden. Hier kan ook de standaard levertijd worden aangegeven die de leverancier hanteert.

Wanneer een product bestelt wordt, en de voorraad dreigt onder de drempel te komen, dan wordt er automatisch een inkooporder aangemaakt. Wanneer in de Supplier module is ingesteld dat de inkooporders direct verstuurt mogen worden gebeurt dit gelijk, anders moet dit handmatig nog gedaan worden.

Naast dit geautomatiseerde proces, is het ook mogelijk om handmatig inkooporders aan te maken. Bijvoorbeeld wanneer er een bepaald product ineens zeer goed verkoopt. Het handmatig aanmaken van inkooporders gebeurd in de inkoopmodule met de “Create” knop.

Inkoopproces

De Vendisto inkoopmodule ondersteunt zowel de aansturing van dropshippers als de inkoop van eigen voorraad.

In het dropshipper-model resulteert elke verkooporder die arriveert in de shop, in een inkooporder richting dropshipper. Deze inkooporders worden automatisch gegenereerd en hebben op dat moment de status Nieuw.

Of een order geleverd wordt volgens het dropshipper-model of uit eigen voorraad wordt bepaald door de aan een orderregel gekoppelde leverancier. Leveranciers zijn van het type Dropshipper of Voorraad.

Een artikel kan worden geleverd door meerdere leveranciers. Dit wordt aangegeven bij de artikelgroep. Hierbij wordt ook aangegeven wat de voorkeursleverancier is. Bij het aanmaken van een orderregel wordt de voorkeursleverancier gekoppeld aan de regel. Als er meerdere leveranciers zijn kan dit desgewenst worden aangepast. Een orderregel kan voorts ook altijd worden geleverd “aan voorraad”.

Vendisto gaat er van uit dat een order altijd wordt uitgeleverd door één leverancier. Dit heeft meerdere redenen. Wanneer een order wordt uitgeleverd door meerdere partijen kunnen er complexe situaties ontstaan als orderregels onverhoopt niet leverbaar zijn; en doorgaans is het ongewenst dat een klant een order ontvangt in meerdere afzonderlijke leveringen vanuit verschillende bronnen.

Wanneer niet alle orderregels van een order worden geleverd door één dropshipper, of volledig uit voorraad, moet de order worden aangepast. Met de setting “autochange to stock” wordt een gemengde order altijd automatisch aangepast, zodat deze volledig uit voorraad wordt geleverd. Als deze setting niet is gezet moet dit handmatig gebeuren.

Artikelen die in standaard worden geleverd door een dropshipper kunnen onverhoopt toch op voorraad zijn in het eigen magazijn. Dit kan bijvoorbeeld het gevolg zijn van retourzendingen. In dergelijke gevallen kan er voor worden gekozen om de order toch volledig uit eigen voorraad uit te gaan leveren, zodat de eigen voorraad wordt gereduceerd.

De setting “prefer own stock” regelt dit automatisch. Als deze setting is geactiveerd wordt een orderregel omgezet naar stock als het bestelde aantal beschikbaar is.